Gestion de projet à distance, les réunions deviennent opérationnelles

Chez XiliGroup, nous utilisons couramment les logiciels de communication de type MSN, Skype ou iChat en complément des classiques rencontres. 

Retour d’expérience.

tchat et travail en groupe ©G.M. xiligroup 2008

tchat et travail en groupe ©G.M. xiligroup 2008

Les membres de l’équipe sont basés à plus de 500km les uns des autres. Téléphone GSM, ordinateur portable, connexion haut débit (ADSL) sont nos outils de tous les jours. Depuis plusieurs années, pour des raisons économiques, ergonomiques, et pratiques, selon les jours et les lieux, nous choisissons les voies de communication parmi la téléphonie, le courriel, le tchat (via iChat ou Skype), la visio-conférence à deux ou plus.

 Récemment, en tirant le bilan de la réalisation d’un projet, l’efficacité créative de ces pratiques nous a impressionnés. Avant d’évoquer ces résultats, observons deux situations courantes :
– un évènement programmé (réunion,…),
– un échange impromptu.

Une conversation impromptue évidente par le sujet qui demande une réponse urgente :
Après constat de la présence de l’interlocuteur sur la liste
Phase 0 : message sur le tchat (pas de sonnerie intempestive). Une réponse courte indique si c’est possible et quand engager l’échange sous la meilleure forme (écrite, parlée…)
Phase 1 : Après la phase 0 (de synchronisation et du choix du mode) l’échange peut débuter pour fixer une date, un lieu, un RDV. L’échange oral est complété par des échanges de mots, de textes (url), image,… Chacun ayant un casque, les deux mains sont libres et toute l’attention est concentré sur le sujet traité. Court, cet échange peut se terminer par la fixation d’une réunion plus longue selon le sujet (créativité, relecture conjointe de documents…)


Une réunion programmée
La durée peut aller de une à deux heures. Outre des sujets de recherche et d’échanges, un véritable travail collaboratif se met en place.
D’une certaine façon, c’est semblable à notre présence conjointe dans un même bureau où l’on sculpterais le même objet. Finies les recopies et les solutions de continuité; en plus de l’audio comme au téléphone, on utilise l’écran, la navigation WEB, les échanges de fichiers (texte, image), la prise de contrôle distante. 
Et l’on constate au fil de la pratique que l’on a :
– de la concentration,
– une large capacité et variété d’échanges et de traitements par la multimodalité et disponibilité des éléments,
– une co-production et une ébauchage immédiat,
– une bonne tracabilité, 
– un gain de temps,

Dans le cadre d’une réunion à deux ou plusieurs, il est difficile pour chacun d’emporter avec lui tout son bureau et son environnement. Ici, il n’y a aucune difficulté pour tester une maquette ou pour communiquer en temps réel un document nécessaire à l’échange et non prévu initialement. Appliquer des variantes ou des corrections participent à la démarche de créativité conjointe. On peut sans difficulté suspendre les échanges momentanément le temps de réaliser une ébauche pour illustrer un avis. Ce qui est difficile si l’on est à 500km de son atelier.

Ainsi, le principe de réunion devient, grâce aux outils de tchat, un moment fort de travail collaboratif. Cela n’a pas fait disparaître les réunions ou rencontres, qui ont retrouvent ainsi une place rare mais essentielle.

On a constaté que les projets bénéficient d’une mise en place beaucoup plus rapide.
– Sans attendre la fixation de date de réunion difficile à établir par les contraintes liées aux transports.
– Sans parler de cette nouvelle maladie du surmenage ou de l’incapacité à disposer de temps !
Les éléments et considérations techniques sont (presque) gratuits et tout à fait maîtrisables.

MS et GM

Design

Identité visuelle/ergonomie/design


La communication d’un produit ou d’un service peut être multiforme. Edition, campagne publicitaire, opérations d’emailing. Le design, le thême créatif sont élaborés au cours d’un dialogue entre le créatif et l’entreprise. Le design se base souvent sur un concept-clé et a pour objectif de le rendre immédiatement lisible. L’esthétique n’est pas l’objet de la recherche graphique, mais son résultat, c’est pourquoi le style et la tonalité générale de chaque création sont aussi différents.

Serveur d’identité visuelle

Le besoin de gestion des éléments graphiques qui composent l’identité visuelle des entreprises est immense. Il est souvent difficile de retrouver la bonne version d’un logo, la référence d’une couleur, le gabarit valide d’une présentation Powerpoint, Keynote.

La mise en regard d’un texte et d’une image a pour but d’inventer une narration visuelle. Elle doit être naturelle et immédiate, aller vers le minimalisme par un exercice de réduction et d’élimination.
Gérald Morales
Designer


Habitué à travailler sur tous supports et pour des actions de nature variée, de la communication financière à la conception à la création de lieux, mise en place de campagnes d’affichage à la conception de site Internet et de campagnes d’e-mailing ciblées.

Case-study
Ipseite

page web ipseite
Spécialiste du média asset management et du channel management for marketing action, Ipseite de Lausanne a confié à xiligroup la refonte de sa web-identité .

data-design

Accès direct au contenu


Le poste de data-designer a été créé par Michel Scriban dès la création de XiliGroup. Cette discipline nouvelle permet, pour chaque site internet de renforcer l’adéquation de sa structure éditoriale préalable avec son architecture technique. L’information est alors diffusée sur un framework qui lui est dédié. Au-delà de l’aspect visuel des sites, le data-design crée une relation directe entre le contenu et l’ergonomie des sites afin de leur donner à chacun un statut de média original.

Diffuser l’information

Le même texte peut être publié en ligne, sur papier, envoyé directement par Email grâce à une structure élaborée par le data-designer. Une architecture dédiée permet de diffuser du contenu (textes, images, sons, vidéos) comme communiqués de presse, outils d’aide à la vente imprimés ou supports de communication.

Le data-design inclut une analyse de la sémantique des textes et optimise le référencement des sites. Cette optimisation accélère l’intégration des mots-clés les plus importants auprès des moteurs de recherche.
Michel Scriban
Data-designer


Après un parcours dans l’industrie du génie biomédical et de l’édition médicale, la gestion de projet et son intérêt pour le « décloisonnement » ont leur place dans le « data design » avec Gérald Morales pour l’offre xiligroup.

Case-study
Presse-Infoplus


La méthodologie de travail et l’expérience de l’équipe permettent à l’agence d’assurer une grande qualité rédactionnelle et des relations privilégiés (live et on-line) avec ses clients et ses collaborateurs où qu’ils soient.

Développements

page d'accueil xiligroup dev
Depuis sa création, xiligroup associe au design et data-design, les développements d’outils notamment autour du moteur de CMS WordPress.

xiligroup <dev> pilote notamment des développements d’extensions pour les sites multilingues (la trilogie xili-language) ou pour faciliter la présentation et l’agencement des éléments dans un contexte de gestion de contenu dit « CMS ».

Contact

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