Gestion de projet à distance, les réunions deviennent opérationnelles
Chez XiliGroup, nous utilisons couramment les logiciels de communication de type MSN, Skype ou iChat en complément des classiques rencontres.
Retour d’expérience.
tchat et travail en groupe ©G.M. xiligroup 2008
Les membres de l’équipe sont basés à plus de 500km les uns des autres. Téléphone GSM, ordinateur portable, connexion haut débit (ADSL) sont nos outils de tous les jours. Depuis plusieurs années, pour des raisons économiques, ergonomiques, et pratiques, selon les jours et les lieux, nous choisissons les voies de communication parmi la téléphonie, le courriel, le tchat (via iChat ou Skype), la visio-conférence à deux ou plus.
Récemment, en tirant le bilan de la réalisation d’un projet, l’efficacité créative de ces pratiques nous a impressionnés. Avant d’évoquer ces résultats, observons deux situations courantes :
- un évènement programmé (réunion,…),
- un échange impromptu.
Une conversation impromptue évidente par le sujet qui demande une réponse urgente :
Après constat de la présence de l’interlocuteur sur la liste
Phase 0 : message sur le tchat (pas de sonnerie intempestive). Une réponse courte indique si c’est possible et quand engager l’échange sous la meilleure forme (écrite, parlée…)
Phase 1 : Après la phase 0 (de synchronisation et du choix du mode) l’échange peut débuter pour fixer une date, un lieu, un RDV. L’échange oral est complété par des échanges de mots, de textes (url), image,… Chacun ayant un casque, les deux mains sont libres et toute l’attention est concentré sur le sujet traité. Court, cet échange peut se terminer par la fixation d’une réunion plus longue selon le sujet (créativité, relecture conjointe de documents…)
Une réunion programmée
La durée peut aller de une à deux heures. Outre des sujets de recherche et d’échanges, un véritable travail collaboratif se met en place.
D’une certaine façon, c’est semblable à notre présence conjointe dans un même bureau où l’on sculpterais le même objet. Finies les recopies et les solutions de continuité; en plus de l’audio comme au téléphone, on utilise l’écran, la navigation WEB, les échanges de fichiers (texte, image), la prise de contrôle distante.
Et l’on constate au fil de la pratique que l’on a :
- de la concentration,
- une large capacité et variété d’échanges et de traitements par la multimodalité et disponibilité des éléments,
- une co-production et une ébauchage immédiat,
- une bonne tracabilité,
- un gain de temps,
Dans le cadre d’une réunion à deux ou plusieurs, il est difficile pour chacun d’emporter avec lui tout son bureau et son environnement. Ici, il n’y a aucune difficulté pour tester une maquette ou pour communiquer en temps réel un document nécessaire à l’échange et non prévu initialement. Appliquer des variantes ou des corrections participent à la démarche de créativité conjointe. On peut sans difficulté suspendre les échanges momentanément le temps de réaliser une ébauche pour illustrer un avis. Ce qui est difficile si l’on est à 500km de son atelier.
Ainsi, le principe de réunion devient, grâce aux outils de tchat, un moment fort de travail collaboratif. Cela n’a pas fait disparaître les réunions ou rencontres, qui ont retrouvent ainsi une place rare mais essentielle.
On a constaté que les projets bénéficient d’une mise en place beaucoup plus rapide.
- Sans attendre la fixation de date de réunion difficile à établir par les contraintes liées aux transports.
- Sans parler de cette nouvelle maladie du surmenage ou de l’incapacité à disposer de temps !
Les éléments et considérations techniques sont (presque) gratuits et tout à fait maîtrisables.
MS et GM
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